Kom igång med GTD (Getting Things Done) på det nya året!

Vid den här tiden är det vanligt att man tänker att man ska bli mer organiserad, att man ska ta tag i sin situation och se till att få mer gjort under det nya året.

Om du hör till dem har vi lite tips.

Vi har länge varit intresserade av smidigare sätt att få saker gjorda. Sedan början av decenniet har vi hämtat inspiration från projektmetoder som Extreme Programming, Scrum, Lean Software Development och andra. Och i fem år har vi tillämpat produktivitetsmetoden Getting Things Done.

För tre somrar sedan tog vi fram en introduktion till GTD, som metoden förkortas, som vi höll för ett företag inom ramen för deras friskvårdsprogram. Målet var att få deltagarna att lära känna sin produktivitet och plocka upp en del knep från Getting Things Done och kanske rentav gå vidare och följa metoden fullt ut.

Julen 2008 tryckte vi upp böcker baserade på denna introduktion och delade ut som julklapp. Egentligen gjorde vi inte mer än att stöpa om presentationens slides i bokform ihop med det stödpapper som delades ut till deltagarna. Vi var inte säkra på att det skulle bli begripligt, men boken blev väldigt populär hos de som fick den.

Tyvärr kan vi inte trycka upp fler exemplar. Det blev dyra böcker eftersom det var i fyrfärg. Och även om någon skulle vilja betala så mycket skulle vi inte kunna sälja dem eftersom vi använde en serie stillbilder ur filmen ”Memento” till att beskriva idén med GTD.

Men du får gärna läsa vår GTD-bok på Scribd. Där kan du också ladda ned den som PDF.

Ett annat tips är att följa vår serie Punktinsats här på bloggen. Det är en serie med små tips för en smidigare tillvaro. Tanken är att du ska kunna följa de du tror dig ha nytta av. Men följer du dem alla så kommer du komma nära något som liknar GTD.

Vi har postat två stycken hittills, ”Skaffa något att anteckna på!” och ”Skaffa inkorgar!”. (Bekanta om du läst vår bok.)

Snart kommer nästa i serien. Takten är ungefär två i månaden. Följ @punktinsats på Twitter för att hänga med.

Är du för otålig att varesig läsa vår bok eller David Allens eller för att vänta på punktinsatserna ska jag försöka summera Getting Things Done i 11 punkter.

• Material. Ta fram en bunt papper och en penna.
• Töm huvudet. Sätt dig med ett papper och dumpa ut allt du kan komma på som du skulle behöva göra. Minst 30 min. Kort och lång sikt.
• Gå igenom listan. Punkt för punkt. Kom underfund med vad det första vore som du skulle göra om du hade 30-60 minuter och skulle ta tag i den punkten. Skriv det på ett nytt papper. Och formulera dig konkret, som en sträng order. Lägg pappret i en ny hög. Stryk punkten på listan och ta nästa.
• Sätt upp en projektlista. När du går igenom din hjärndump och skriver order till dig själv så fråga dig om du har ett projekt. Och det har du om du efter den tänkta insatsen på 30-60 minuter ännu har mer att göra innan ditt mål är uppfyllt. Skriv i sådana fall upp projektet på en projektlista på ett separat papper. Formulera dig lika tydligt så det framgår när målet är uppfyllt.
• Ordna dina uppgifter. När du gått igenom hela listan har du en projektlista och en trave papper som varje har en uppgift på sig. Nu ska du sortera traven i sex olika högar. En för kontoret, en för hemmet; en för när du är ute på stan; en för när du har en dator till hands, en för telefonsamtal; till sist en för sådana som ska in i kalendern, dvs som har ett klockslag eller möjligen en dag då den bara kan göras. Skrev jag sex högar? Jag menade sju; du behöver en till för det du inte skulle kunna göra nu även om du var på rätt plats och hade alla verktyg till hands, en väntelista.
• Vips har du ett GTD-system. När du är hemma, sitter vid datorn och har en telefon inom räckhåll har du buntarna Hemma, Vid datorn och Telefonsamtal till hands. Men först tittar du i kalendern för att se om du har något där. Vilka tar du med dig ut på stan?
• Arkivera. För alla papper och annat som du behöver spara, som försäkringsbrev, deklarationspapper osv, skaffa ett hängarkiv och märk mapparna A-Ö och arkivera på begynnelsebokstaven till det ord du först kommer att tänka på. Det är sannolikt samma du tänker på när du behöver hitta det igen.
• Gå igenom travar. Gör likadant med alla travar du måste gå igenom - gå igenom en i taget. Är det något du behöver göra så skriv upp på ett papper, samt eventuellt på projektlistan. Annars kastar du det, eller sparar du det i ditt arkiv om du måste ha det kvar, eller returnerar det till sin rätta plats. När du är klar ordnar du dina uppgifter.
• Gå igenom mejl. Gör likadant med din mejlinkorg. Skapa en mapp kallad Referens och en kallad Åtgärd. Gå sedan igenom en i taget; skriv upp åtgärd och eventuellt projekt; flytta till Åtgärd, annars kasta eller flytta till Referens. Ordna i buntar.
• Ha något att anteckna på. Var du än är. När du kommer på saker du behöver göra, skriv ned tillräckligt mycket för att komma ihåg vad du menade senare. Gå sedan igenom det på samma sätt som med den första hjärndumpen. (Se ”Skaffa något att anteckna på!”.)
• Kolla igenom systemet. En gång i veckan går du igenom din kalender, projektlista och buntar med uppgifter och ser att allt fortfarande är aktuellt. Eller om något på väntelistan har blivit aktuellt. Stryk och kasta annars. Ta ett nytt papper och dumpa ned allt nytt du kan komma på. Osv.

Voilà GTD!

Du kan förstås ha ett datorprogram till dina listor i stället för att ha buntar med papper. Men kom ihåg att det ska vara ett enkelt verktyg. Det är också smidigt att ha inkorgar hemma och på kontoret.

Och tycker du att det var mycket att ta in på en gång? Följ då @punktinsats och ta till dig detta i ett behagligt tempo.

God fortsättning!

Uppdatering: Missade att nämna att jag blivit intervjuad om Getting Things Done av Björn Falkevik på webbtalkshowen Sweet Sunday Web Crunch. Så för en 10 minuters sammanfattning, spola fram ca 47 minuter in i sändningen.