Punktinsats nr 7: Skicka varje mejl som vore det ditt sista!

Skicka varje mejl som vore det ditt sista. Klargör att du uppfyllt ditt åtagande, lämna över ansvaret.

Varför?

• Du vill tydligt lämna över ansvaret till mottagaren. Du vill inte att det ska råda oklarheter kring vem som ska göra vad i ärendet. Är du tydlig med att du gjort ditt och att det nu är mottagarens tur kan du släppa ärendet tills dess du får svar.
• Du vill hålla nere din totala mejlskörd. Om du försöker avsluta varje mejlväxling så snabbt som möjligt minskar du antalet pågående ärenden. Du vill inte öka antalet bollar i luften och därmed riskera att det blir krävande att hantera din mejl.
• Du vill hålla diskussionen så fokuserad som möjligt. Om du ser till att precisera vad du väntar dig av mottagaren så riktar du diskussionen mot målet.

Exempel

• Du öppnar posten och ser en faktura för något du redan betalt. Du skickar ett mejl till leverantören där du gör tydligt att du betalat den 21 mars och att du river denna faktura om de inte hört av sig med en invändning inom två dagar.
• Du deltar i ett större projekt där du på ett möte åtagit dig att ta fram ett förslag till lösning på ett problem. Du kommer fram till två möjliga lösningar och skickar dessa förslag för utvärdering till de andra i ditt team. Du avslutar med ”Om ingen lämnar synpunkter innan fredag går jag vidare med förslag nr 1.”
• I samma projekt har någon tagit fram ett utkast till en uppdaterad design av produkten som utvecklas. Personen skickar denna skiss till alla i projektet, med texten ”Jag har ett nytt utkast. Alla synpunkter välkomnas!” Du stämmer i bäcken med ett snabbt svar; ”Vänligen precisera vad du vill ha feedback på, så tittar vi på den och svarar.”

Att tänka på

• Att du preciserar vilket slags feedback du vill ha. Det är så lätt att avsluta med frasen ”Alla synpunkter välkomnas!”. Du vill inte välkomna alla synpunkter. Fundera i stället över vad du vill ha svar på och förklara detta för mottagaren. Då respekterar du också mottagarens tid.
• Att sätta en ”deadline” för svar. Eftersom du vill sträva efter att avsluta varje mejlväxling måste du ange en tidpunkt då ärendet ”dör”. Och du måste också ange vad som händer vid den tidpunkten om du inte fått svar. Då behöver du inte tänka på ärendet förrän den tidpunkten. Dessutom underlättar du för mottagaren att prioritera.
• Att du gjort allt du kunnat för att underlätta för läsaren. Är det någon fråga mottagaren kan tänkas ställa som du kan besvara redan innan du skickar? Tänk ett steg längre, fantisera om hur du skulle reagera om du fick detta meddelande, vilka frågor du skulle ställa.

Verktyg vi rekommenderar

• Mindmaps. Lär dig hur du gör mindmaps för att bringa klarhet kring ärendet.

Det här är det sjunde i en serie inlägg där vi ger tips för en smidigare tillvaro. Kalla det produktivitet, effektivitet eller lifehacks. Tillämpar du alla dessa tips kommer du närma dig David Allens metod ”Getting things done” – ofta förkortad ”GTD”. Prenumerera på den här bloggen eller följ @punktinsats på Twitter.

Foto av MC4 Army under Creative Commons-licens.