Skapa en mapp i ditt mejlprogram dit du flyttar allt som kräver svar; arkivera eller kasta resten.
Varför?
- Du vill snabbt kunna sålla din mejlskörd. Du kan snabbt tömma din inkorg när du bara behöver besvara två snabba frågor för varje mejl. Behöver du göra något åt detta mejl? Flytta då till åtgärdsmappen. Eller behöver du spara det? Flytta då till arkivet. Annars kasta. Det tar bara några sekunder för varje mejl.
- Du vill ha en lista med bara de mejl som behöver åtgärdas. Då kan du snabbt kunna avgöra vilket som är viktigast. Dessutom slipper du distraheras av inkommande meddelanden.
- Du vill ha ett enkelt system. Det räcker med några få mappar för att hålla reda på dina mejl; ”Åtgärda” och ”Arkiv”. Därutöver klarar du dig med sökfunktionen; du slipper kategorisera i mappar som ”Jobb”, ”Fotboll”, ”Nisse” osv.
Exempel
- Du tröskar din mejlinkorg. Ett mejl är från din kusin som vill ställa sina vinterdäck i ditt garage; det flyttar du till ”Åtgärda”. Två stycken är skräpmejl som du kastar direkt. Ett är en bekräftelse på en bokbeställning som du drar till ”Arkiv”. På tre, fyra minuter har du sållat undan 67 mejl.
- Du håller på att tömma din mejlinkorg. Plötsligt fastnar din blick på ett mejl du misstänker är viktigt. Du läser igenom och börjar fundera på ett svar. För att ta reda på några uppgifter börjar du googla och läsa artiklar. Men så hejdar du dig; du skulle tömma inkorgen och inget annat! Du drar mejlet till ”Åtgärda”, skriver upp ”Gör research inför svar på mejl till Christer” och fortsätter tömma inkorgen.
- Du bockar av uppgifter på din attgöralista och behöver inloggninguppgifterna till en kunds webbhotell. I mejlprogrammet söker du i arkivmappen efter företagets namn och får direkt träff på tre mejl, varav ett med rubriken ”Dina kontouppgifter”. Du loggar in och fortsätter med din uppgift.
Att tänka på
- Att du inte jobbar från inkorgen. I stället vill du sortera alla mejl innan du åtgärdar något. Bara då kan du vara säker på att du jobbar med det som är viktigast. Börjar du svara på eller jobba med ett mejl innan du tröskat alla vet du inte om det finns ett viktigare längre ned. Även om det finns akuta mejl hinner du alltid gå igenom hela inkorgen innan du tar itu med dem.
- Att du tömmer inkorgen regelbundet. Minst varannan dag. Då blir den inte överfull och du hinner snabbt gå igenom alla. Låter du den bli överfull är risken stor att du skjuter på att tröska inkorgen.
- Att du gör klart för dig vad du behöver göra. Läs om Punktinsats nr 4; ”När du skriver attgöralistor, skriv dem som stränga order från en chef med skenande kontrollbehov”. Gå igenom alla mejl i åtgärdsmappen och se till att du vet vad som ska göras. Har du all information till hands räcker det att bara ha mejlet i åtgärdsmappen. Annars vill du skriva upp det du behöver göra på attgöralistan.
Verktyg vi rekommenderar
- Mail på iPhone. Fördelen med en begränsad mejlapp är att det är lättare att flytta meddelanden än att besvara dem. Då kan du lättare fokusera på att bara ta dig igenom inkorgen. Dessutom kan du göra det när du reser kollektivt, står i kön på Coop eller bara tar en paus i soffan.
Det här är det femte i en serie inlägg där vi ger tips för en smidigare tillvaro. Kalla det produktivitet, effektivitet eller lifehacks. Tillämpar du alla dessa tips kommer du närma dig David Allens metod ”Getting things done” – ofta förkortad ”GTD”. Prenumerera på den här bloggen eller följ @punktinsats på Twitter.
Foto av Seattle Municipal Archives under Creative Commons-licens
Recent Comments