När du skriver attgöralistor, skriv dem som stränga order från en chef med skenande kontrollbehov.
Varför?
- Du vill snabbt kunna skanna av din attgöralista. Det ska vara lätt att förstå vad du behöver göra. Du ska inte behöva tänka själv; det har ditt dåtida jag gjort åt dig. Då kan du snabbt ta ställning till vad som är lämpligast att göra just nu.
- Du minns inte senare det du har i huvudet nu. När du just kommit på något du behöver göra har du tankarna färskt i huvudet. Senare när du läser din attgöralista har du sannolikt glömt hur du tänkte och varför du skulle göra något. Hjälp ditt framtida jag med så mycket detaljer som möjligt.
- Det första du kommer att tänka på är oftast inte det första du ska göra. Ofta missar vi sådant som måste göras innan det vi egentligen måste göra. Men det kan undvikas om du föreställer dig hur du sätter igång med uppgiften. Då blir det uppenbart vilka förutsättningar som råder och vad som egentligen ska uträttas.
Exempel
- Du ska just till att skriva ”Takboxen!” på attgöralistan. Du tänker efter vad du behöver göra. Ta av takboxen av bilen. Och vad behöver du för det? Nyckeln till låset. Och sedan då? Då ska den bäras in i garaget. Finns det plats där? Nej. I stället skriver du ”Städa garaget och gör plats för takboxen”.
- Du har just ringt din kompis Arne för att kolla vilka dagar han kan hjälpa till med att ta upp din båt. Senare ikväll ska du spela pingis med Jan, en annan kompis. Du skriver upp ”Kolla om Jan kan hjälpa till med båten torsdag kl 17 eller söndag kl 13”.
- Du kollar igenom din attgöralista för att se vad du kan ta tag i. Du läser ”Skanna avtalet och arkivera samt mejla till Svante”; ”Googla efter hur optisk brandvarnare kan placeras”; ”Köp Economist nr 31/1 2010 på Press Stop”; ”Kolla att returen av jackan återbetalats – ring annars butiken på 08-555 12121”.
Att tänka på
- Att du visualiserar framgångsrikt utförd åtgärd. Ta för vana att fantisera om hur du genomför uppgiften, från början till slut. Då kan du vara säker på att den blir rätt formulerad och att du inte missar oanade förutsättningar.
- Att du tar med så mycket information du kan. Se till att du får med alla detaljer när du formulerar uppgiften. Oavsett hur bra minne du har kan stressiga omständigheter göra att du glömmer uppgifter. Och det är befriande att inte behöva ha saker i huvudet.
- Att du omedelbart kan sätta igång. Se till att alla beslut är fattade. Då kan du börja med genomförandet direkt.
Verktyg vi rekommenderar
- Se listan med verktyg i den första punktinsatsen ”Skaffa något att anteckna på”.
- Mindmaps. Lär dig hur du gör mindmaps för att bringa klarhet kring mer komplicerade uppgifter.
Det här är det fjärde i en serie inlägg där vi ger tips för en smidigare tillvaro. Kalla det produktivitet, effektivitet eller lifehacks. Tillämpar du alla dessa tips kommer du närma dig David Allens metod ”Getting things done” – ofta förkortad ”GTD”. Prenumerera på den här bloggen eller följ @punktinsats på Twitter.
Foto av Tim Samoff under Creative Commons-licens.
Recent Comments