Töm dina inkorgar och förvandla till attgöralistor minst varannan dag.
Varför?
• Då samlas inte för mycket på hög. Låter du högarna växa är det lätt att skjuta på att ta itu med dem. Och med fulla inkorgar är risken att det gömmer sig saker där som är viktigare än något på dina listor.
• Du vill ha en lista med tydligt formulerade åtgärder. Saker i inkorgarna kräver eftertanke innan du vet vad du ska göra. Därför ska du gå igenom dina inkorgar, reflektera över varje sak och formulera en tydlig attgörapunkt. Då behöver du inte tänka efter när du tittar på din attgöralista. Eller ännu värre; när du rotar i dina inkorgar.
• Då bibehåller du din sinnesro. När du vet att du har allt viktigt på dina listor kan du koppla av och ägna dig åt nöjen utan att behöva förtränga verkligheten. Även arbete blir behagligt eftersom du vet att det du väljer att göra är det viktigaste just nu.
Exempel
• Du tar det som ligger överst i inkorgen, en årssammanställning från en av dina banker. Det påminner dig om att du vill säga upp dig som kund. För att kunna göra det måste du föra över dina innestående pengar till en annan bank. Du sätter upp ”För över innestående belopp från SEB till Skandiabanken, så att jag kan säga upp mig som kund”.
• Du håller på att tömma din mejlinkorg. Plötsligt fastnar din blick på ett mejl du misstänker är viktigt. Du läser igenom och börjar fundera på ett svar. För att ta reda på några uppgifter börjar du googla och läsa artiklar. Men så hejdar du dig; du skulle tömma inkorgen och inget annat! Du skriver upp ”Gör research inför svar på mejl till Christer”.
• Du hittar ett betalningskrav från Intrum Justitia på hallgolvet. Lätt panikslagen rotar du igenom din knökfulla inkorg och hittar sju andra räkningar, varav två som snart förfaller. Efter att ha betalat in dem viker du kvällen åt att tömma dina inkorgar. Två timmar senare har du tömt både mejlinkorg och fysisk inkorg och har en prydlig och komplett attgöralista. Du belönar dig med en öl som smakar godare än någonsin.
Att tänka på
• Att du tar en i taget tills inkorgen är tömd. Varje sak som ligger i en full inkorg är lika viktig, oavsett om det är ett betalningskrav eller ett reklamblad från Lindex. Börja överst och sluta inte förrän korgen är tom. Det är viktigt att vara strikt och disciplinerad eftersom det handlar om att skapa en vana.
• Att du formulerar dig tydligt. Då tvingas du tänka efter vad du behöver göra. Dessutom blir attgöralistan som en lista med order till dig själv. Det framgår tydligt vad du ska göra.
• Att du inte börjar utföra dina uppgifter. Det är också viktigt att du bara ägnar dig åt att få undan allt i inkorgen. Antingen genom kasta, arkivera eller sätta upp på attgöra listan. Det är mer effektivt så.
Verktyg vi rekommenderar
• Se verktygstipsen för de tidigare punktinsatserna ”Skaffa inkorgar” och ”Skaffa något att anteckna på”.
• Enkla hängarkiv där mapparna märks A till Ö. Arkivera varje sak på begynnelsebokstaven till det ord du först tänker på, t ex försäkringsbrevet på F eller T (som i Trygg Hansa). Finns i vilken pappershandel som helst. Vi gillar de som finns på Granit.
• Kökstimer. Att tömma inkorgar är tråkigt. Sätt en kökstimer på 30 minuter, jobba på med att tömma tills klockan ringer då du belönar dig med en paus. Finns på varuhus och husgerådsaffärer.
Det här är det tredje i en serie inlägg där vi ger tips för en smidigare tillvaro. Kalla det produktivitet, effektivitet eller lifehacks. Tillämpar du alla dessa tips kommer du närma dig David Allens metod ”Getting things done” – ofta förkortad ”GTD”. Prenumerera på den här bloggen eller följ @punktinsats på Twitter.
Foto: SkilliShots under Creative Commons-licens.
Recent Comments