Punktinsats nr 2: Skaffa inkorgar!

Skaffa inkorgar hemma & på kontoret att fånga inkommande saker i; räkningar, reklam, anteckningar.

Varför?

• Papper har en tendens att försvinna. Om du inte har bestämt ett specifikt ställe att samla papper är risken att du lägger dem där du råkar befinna dig när de dyker upp i din tillvaro. Detsamma gäller även om du har ett specifikt ställe men det inte är inom räckhåll.
• Du vill inte avbryta det du gör. Om någon sticker en bunt papper i handen på dig när du är upptagen med annat vill du ha en särskild plats där du lägger allt du ska titta på senare. Du vill inte behöva bläddra igenom för att avgöra var du ska göra av den.
• Andra ska lägga dina papper på rätt plats. Papper dyker upp även när du inte är där. Risken är att den som tar emot dem lägger dem på en plats som är självklar för dem, men ett gömställe för dig.

Exempel

• Du är mitt uppe i något när en kollega överräcker ett A4-dokument. Reflexmässigt skickar du den i den brevkorg du märkt ”In”. Där ligger redan posten du hämtade i postfacket i morse och anteckningarna från mötet strax efter lunch.
• Du lämnar på dagis och får en lapp som ska fyllas i. På väg till jobbet får du en gratis dagstidning stucken i näven. Båda hamnar den plastmapp du har i din väska och som är din inkorg ute på stan. Väl på jobbet tömmer du mappen i brevkorgen på skrivbordet.
• Någon söker dig på telefon när du inte är hemma. Din dotter antecknar namn och telefonnummer och lägger lappen i brevkorgen i köket. På kvällen tömmer du din inkorgsmapp i brevkorgen och efter middagen går du igenom allt.

Att tänka på

• Att du har lagom många inkorgar. Du behöver en inkorg på jobbet och en hemma, kanske också en när du är ute på stan. Se bara till att du inte har för många. Det är också viktigt att de är tillgängliga från den plats där du sköter dina ärenden.
• Att de i din omgivning vet var din inkorg finns. Märk upp din inkorg tydligt. Berätta för din familj och dina medarbetare att de kan lita på att du i god tid uppmärksammar det de lägger i din inkorg.
• Att du tömmer dem. Varje dag går du igenom allt i dina inkorgar, ett papper i taget. Är det något du behöver göra, se till att anteckna det. Annars släng, arkivera eller vidarebefordra.

Verktyg vi rekommenderar

• Vanliga brevkorgar. Finns i vilken pappershandel som helst. Vill du ha snyggare finns det på t ex Ordning & Reda och Granit.
• Grövre plastmapp. Att ha som inkorg ute på stan. Finns i vissa pappershandlar och t ex på Muji (Åhléns).

Det här är det andra i en serie inlägg där vi ger tips för en smidigare tillvaro. Kalla det produktivitet, effektivitet eller lifehacks. Tillämpar du alla dessa tips kommer du närma dig David Allens metod ”Getting things done” – ofta förkortad ”GTD”. Prenumerera på den här bloggen eller följ @punktinsats på Twitter.

Comments

[Peter]

Vi har inte hittat på de här själva. Vi hittade en bunt små kort med dessa texter på: http://skitch.com/plindberg/ncgrt