Fibrer

Punktinsats nr 5: Skapa en åtgärdsmapp för mejl!

Skapa en mapp i ditt mejlprogram dit du flyttar allt som kräver svar; arkivera eller kasta resten.

Varför?

• Du vill snabbt kunna sålla din mejlskörd. Du kan snabbt tömma din inkorg när du bara behöver besvara två snabba frågor för varje mejl. Behöver du göra något åt detta mejl? Flytta då till åtgärdsmappen. Eller behöver du spara det? Flytta då till arkivet. Annars kasta. Det tar bara några sekunder för varje mejl.
• Du vill ha en lista med bara de mejl som behöver åtgärdas. Då kan du snabbt kunna avgöra vilket som är viktigast. Dessutom slipper du distraheras av inkommande meddelanden.
• Du vill ha ett enkelt system. Det räcker med några få mappar för att hålla reda på dina mejl; ”Åtgärda” och ”Arkiv”. Därutöver klarar du dig med sökfunktionen; du slipper kategorisera i mappar som ”Jobb”, ”Fotboll”, ”Nisse” osv.

Exempel

• Du tröskar din mejlinkorg. Ett mejl är från din kusin som vill ställa sina vinterdäck i ditt garage; det flyttar du till ”Åtgärda”. Två stycken är skräpmejl som du kastar direkt. Ett är en bekräftelse på en bokbeställning som du drar till ”Arkiv”. På tre, fyra minuter har du sållat undan 67 mejl.
• Du håller på att tömma din mejlinkorg. Plötsligt fastnar din blick på ett mejl du misstänker är viktigt. Du läser igenom och börjar fundera på ett svar. För att ta reda på några uppgifter börjar du googla och läsa artiklar. Men så hejdar du dig; du skulle tömma inkorgen och inget annat! Du drar mejlet till ”Åtgärda”, skriver upp ”Gör research inför svar på mejl till Christer” och fortsätter tömma inkorgen.
• Du bockar av uppgifter på din attgöralista och behöver inloggninguppgifterna till en kunds webbhotell. I mejlprogrammet söker du i arkivmappen efter företagets namn och får direkt träff på tre mejl, varav ett med rubriken ”Dina kontouppgifter”. Du loggar in och fortsätter med din uppgift.

Att tänka på

• Att du inte jobbar från inkorgen. I stället vill du sortera alla mejl innan du åtgärdar något. Bara då kan du vara säker på att du jobbar med det som är viktigast. Börjar du svara på eller jobba med ett mejl innan du tröskat alla vet du inte om det finns ett viktigare längre ned. Även om det finns akuta mejl hinner du alltid gå igenom hela inkorgen innan du tar itu med dem.
• Att du tömmer inkorgen regelbundet. Minst varannan dag. Då blir den inte överfull och du hinner snabbt gå igenom alla. Låter du den bli överfull är risken stor att du skjuter på att tröska inkorgen.
• Att du gör klart för dig vad du behöver göra. Läs om Punktinsats nr 4; ”När du skriver attgöralistor, skriv dem som stränga order från en chef med skenande kontrollbehov”. Gå igenom alla mejl i åtgärdsmappen och se till att du vet vad som ska göras. Har du all information till hands räcker det att bara ha mejlet i åtgärdsmappen. Annars vill du skriva upp det du behöver göra på attgöralistan.

Verktyg vi rekommenderar

• Mail på iPhone. Fördelen med en begränsad mejlapp är att det är lättare att flytta meddelanden än att besvara dem. Då kan du lättare fokusera på att bara ta dig igenom inkorgen. Dessutom kan du göra det när du reser kollektivt, står i kön på Coop eller bara tar en paus i soffan.

Det här är det femte i en serie inlägg där vi ger tips för en smidigare tillvaro. Kalla det produktivitet, effektivitet eller lifehacks. Tillämpar du alla dessa tips kommer du närma dig David Allens metod ”Getting things done” – ofta förkortad ”GTD”. Prenumerera på den här bloggen eller följ @punktinsats på Twitter.

Foto av Seattle Municipal Archives under Creative Commons-licens

Anteckningar från vecka 215

Förra veckan var den tvåhundrafemtonde räknat från starten (om man räknar första veckan som nummer noll).

Roligast i förra veckan var att läsa Christian Åhs fina ord om vår artikelserie med tips för en smidigare tillvaro: ”Peter och Svantes serie Punktinsats är så bra att jag blir glad i själen och stjäl till internbloggen.” (Via hans Google Reader.)

Större delen av veckan spenderade vi på projektet kring webbprestanda; jag citerar anteckningarna om vecka 212:

”Under senaste året har vi jobbat mycket med hur prestandaproblem kan gömma sig i HTML och CSS och hur man skriver effektiv Javascript. Det är fortfarande ett okänt område för många och vi jobbar på ett format för att sprida den här kunskapen utifrån företags egna behov.”

Formatet vi arbetar med är ett där vi först gör en rejäl granskning av kundens sajt och sedan håller en workshop där vi både lär ut vad som utmärker snabbladdande webbsidor och går igenom resultatet av granskningen . Poängen är att man därefter ska vara rustad ta itu med de problem vi identifierat och förebygga dem i framtiden.

Det spenderas en hel del möda på webbprestanda redan – men tonvikten är på serversidan, med lastbalansering, cachning i flera olika skikt osv. Och visst spelar det roll, men faktum är att vad som händer på klientsidan har avgörande betydelse för hur snabbt webbsidor laddar.

Även om svarstiderna från bakänden är optimala hänger det på att resurserna portioneras ut till webbläsaren på rätt sätt och att Javascript tajmas att exekvera i rätt moment. Annars uppstår trafikstockning och sidan laddas ryckigt.

Mer om detta längre fram.

Intressant läsning

• Buzz by DeWitt Clinton from Buzz. En av utvecklarna i teamet bakom Google Buzz berättar att deras vision liknar den för Wave, dvs att det ska vara en komplett öppen plattform där vem som helst kan sätta upp en egen ”Buzz-nod” och där meddelanden flödar fritt mellan. (Via Jyri Engeström.)
• New displays for e-readers: Read all about it | The Economist. Economist om de olika typer av skärmar som utvecklas för kommande modeller av läsplattor. Oavsett om man tror på läsplattor eller inte är det grymt fascinerande tekniker. ¶ Vad sägs om den som kallas ”mirasol”, där två lager av mikroskopiska speglar vinklas så ljus släpps in och studsar tills ljuset för varje pixel nått rätt våglängd, dvs färg. ¶ Eller en annan teknik kallad ”electrowetting” där vatten och färgad olja pressas mellan två skikt, där det ena är ”hydrofobiskt” och stöter bort vattnet. När man applicerar ström på en pixel attraheras vattnet och knuffar in oljan i ett utrymme mellan pixlarna så att den göms. ¶ Båda dessa tekniker möjliggör alltså riktigt strömsnåla färgskärmar som samtidigt är snabba nog att kunna visa video.
• Social Media: Consumers Trust Their Friends Less - Advertising Age - News. PR-byrån Edelman har vad jag minns de senaste två åren rapporterat om hur vi har störst tillit till ”folk som oss själva” när det gäller att fatta beslut om något. I år noterar de i sin Trust Barometer en rätt dramatisk tillbakagång. De förklarar det med att vi i dessa tumultartade tider blivit mer skeptiska, men gissar att vi tröttats ut av att marknadsföring mer och mer sker i sociala kanaler – och kanske också av att våra kontakter ständigt annonserar vad de gillar. (Via Rasmus Sellberg.)

Att beställa IDN-domännamn i Sverige

Jag gick igenom alla registrars som sade sig kunna registrera IDN-namn – dvs domännamn med internationella tecken, alltså utöver a–z, siffror och bindestreck – och testade alla som erbjöd beställning online.

86 stycken sade sig kunna registrera IDN-namn. Nu vet jag inte hur många som erbjöd online-registrering, det var väldigt många som ville att man kontaktar dem på andra vägar. Men kanske hälften i alla fall?

Följande nio är de enda som uppfattade ”bəppə.se” som ett giltigt domännamn:

• http://www.driftbolaget.se/
• http://www.ballou.se/
• http://www.internet.se/
• http://www.admax.se/
• https://www.wksecure.com
• http://www.crossnet.net/
• http://domain.telia.com/
• http://jamtport.se/
• http://www.quicknet.se/

Roligast var den som bad mig se efter att namnet inte innehöll några ”skräptecken”.

En teori för Internets allt (anteckning 5)

Ett tillägg om Metcalfes lag (nämnd i anteckningar 1 och 2); följande ur en artikel om Bob Metcalfe i Economist från 12 dec 2009:

When Dr Metcalfe started promoting Ethernet, one big problem was to convince people to adopt a networking technology that almost nobody else was using yet. Dr Metcalfe pointed out that each new user would increase the size of the market for Ethernet products, and that as more people adopted the standard, it would make more sense to be in the club—what is today called a ”network effect”. On a slide, he quantified a network’s value as roughly proportional to the square of its number of users. But it wasn’t until a dozen years later that George Gilder, a technology pundit, called this Metcalfe’s law.

Samt detta om att Metcalfes avsikt aldrig var att grundlägga en vetenskaplig lag:

Dr Metcalfe delights in a paper published in 2005 by two academics, Andrew Odlyzko and Benjamin Tilly, that presents a detailed refutation of his law. The authors argue that if the law were true, network operators would be merging left and right to achieve rapid growth in value. But such mergers do not in fact seem to create as much value as the law suggests.

”The law is not any amazing math,” Dr Metcalfe responds. ”It’s a vision thing. It’s vague. I said the value is approximately the square of the number of users.” And with Metcalfe’s law, as with so much else, the technology community is willing to cut him a bit of slack. ”Only geeks care about this stuff,” says Dr Cerf. The basic idea was right: bigger networks are more valuable. […]

Anteckningar från ”A theory of fun” (del 1)

Bloggar mina anteckningar från Raph Kosters ”A theory of fun for game design” (Amazon, Adlibris, Bokus). En del här är raka citat, andra bara lösryckta ord.

Work/play - not that different. (s. 10)

Definitioner: (s. 12)

• Callois - ’activity which is… voluntary… uncertain, unproductive, governed by rules, makebelieve’
• Huizinga - ’free activity… outside ”ordinary” life’
• Juul - ’A game is a rule-based formal system with a variable and quantifiable outcome, where different outcomes are assigned different values, the player exerts effort in order to influence the outcome, and the consequences of the activity are optional and negotiable.’

exist in a world of their own… choices… rules… conflict… iconic depiction of patterns in the world (s. 34)

how our brains visualize things [rather than how] reality is actually formed (s. 34)

concentrated chunks, ready for out brains to chew on; abstract and iconic, so readily absorbed; formal systems, so no superfluous, distracting details. -> powerful learning tools (s. 36)

distinction toys/games, play/sport – useful for game designers, but fundamentally the same for others – goals, make-believe (s. 36)

games are disposable, you will eventually grok each of them (s. 38)

the more formally constructed your game is, the more limited it will be (s. 38)

To make games more long-lasting, they need to integrate more variables (and less predictable ones) such as human psychology, physics… (s. 38)

In other words, with games, learning is the drug. (s. 40)

Games grow borning when they fail to unfold new niceties in the puzzles they present (s. 42)

The definition of a good game is therefore ”one that teaches everything it has to offer before the player stops playing”. (s. 46)

Fun is just another word for learning. (s. 46)

The question is, what do they teach? (s. 46)

Games almost always teach us tools for being the top monkey. (s. 52)

Most games repeatedly throw evolving spaces at you so that you can explore the recurrence of symbols within them. (s. 56)

Vecka 214

Även förra veckan, nr 214, dominerades av offertarbete. Det är roligt och stimulerande men väldigt krävande. Vi längtar efter ett positivt svar på någon av alla offerter, men det tar ju oftast tid.

Framöver kommer ett inlägg här om hur vi räknar på projekt. Vi har plockat ihop idéer från alla möjliga håll och hittat en modell vi verkligen gillar.

Kortfattat så bryter vi ned offertunderlaget i så små delar att vi tror att vi kan klara av varje på en heldag; gärna mindre. Sedan tidsuppskattar vi båda var och en för sig, i fasta intervall om 1, 2, 4 eller 8 timmar. Och vi gör det i ”idealtid”, dvs hur lång tid av ostört och hinderfritt arbete det skulle ta.

Därefter jämför vi våra estimat och där vi bedömt olika diskuterar vi hur vi tänkt och enas om ett nytt estimat.

För att översätta idealestimaten till kalendertid multiplicerar vi med en faktor som beror på hur osäker terrängen är. Ovanpå det lägger vi sedan tid för kommunikation, research, driftsättning och dokumentation – baserat på mätningar gjorda på tidigare projekt.

Sist summeras kalendertiden för alla delarna vilket ger ett tidsmått som känns pålitligt.

Som sagt, kommer framöver.

Inga tweets i förra veckan.

Delat i Google Reader:

• NYC's BigApps Winners Announced: WayFinder, NYC Way Lead the Pack. Vinnarna från New Yorks tävling för appar som bygger på de 170 öppna datakällor staden tillhandahåller (eller säg databrunnar; se Mymarkup.se häromdagen). 80 bidrag skickades in och tio vann i olika kategorier. Min favorit är iPhone-appen Trees Near Your som visar dig stadens träd på en karta; jag blir lite rörd.

Nya böcker på önskelistan:

• The Brand Gap, Marty Neumeier.

Punktinsats nr 4: Skriv fungerande attgöralistor!

När du skriver attgöralistor, skriv dem som stränga order från en chef med skenande kontrollbehov.

Varför?

• Du vill snabbt kunna skanna av din attgöralista. Det ska vara lätt att förstå vad du behöver göra. Du ska inte behöva tänka själv; det har ditt dåtida jag gjort åt dig. Då kan du snabbt ta ställning till vad som är lämpligast att göra just nu.
• Du minns inte senare det du har i huvudet nu. När du just kommit på något du behöver göra har du tankarna färskt i huvudet. Senare när du läser din attgöralista har du sannolikt glömt hur du tänkte och varför du skulle göra något. Hjälp ditt framtida jag med så mycket detaljer som möjligt.
• Det första du kommer att tänka på är oftast inte det första du ska göra. Ofta missar vi sådant som måste göras innan det vi egentligen måste göra. Men det kan undvikas om du föreställer dig hur du sätter igång med uppgiften. Då blir det uppenbart vilka förutsättningar som råder och vad som egentligen ska uträttas.

Exempel

• Du ska just till att skriva ”Takboxen!” på attgöralistan. Du tänker efter vad du behöver göra. Ta av takboxen av bilen. Och vad behöver du för det? Nyckeln till låset. Och sedan då? Då ska den bäras in i garaget. Finns det plats där? Nej. I stället skriver du ”Städa garaget och gör plats för takboxen”.
• Du har just ringt din kompis Arne för att kolla vilka dagar han kan hjälpa till med att ta upp din båt. Senare ikväll ska du spela pingis med Jan, en annan kompis. Du skriver upp ”Kolla om Jan kan hjälpa till med båten torsdag kl 17 eller söndag kl 13”.
• Du kollar igenom din attgöralista för att se vad du kan ta tag i. Du läser ”Skanna avtalet och arkivera samt mejla till Svante”; ”Googla efter hur optisk brandvarnare kan placeras”; ”Köp Economist nr 31/1 2010 på Press Stop”; ”Kolla att returen av jackan återbetalats – ring annars butiken på 08-555 12121”.

Att tänka på

• Att du visualiserar framgångsrikt utförd åtgärd. Ta för vana att fantisera om hur du genomför uppgiften, från början till slut. Då kan du vara säker på att den blir rätt formulerad och att du inte missar oanade förutsättningar.
• Att du tar med så mycket information du kan. Se till att du får med alla detaljer när du formulerar uppgiften. Oavsett hur bra minne du har kan stressiga omständigheter göra att du glömmer uppgifter. Och det är befriande att inte behöva ha saker i huvudet.
• Att du omedelbart kan sätta igång. Se till att alla beslut är fattade. Då kan du börja med genomförandet direkt.

Verktyg vi rekommenderar

• Se listan med verktyg i den första punktinsatsen ”Skaffa något att anteckna på”.
• Mindmaps. Lär dig hur du gör mindmaps för att bringa klarhet kring mer komplicerade uppgifter.

Det här är det fjärde i en serie inlägg där vi ger tips för en smidigare tillvaro. Kalla det produktivitet, effektivitet eller lifehacks. Tillämpar du alla dessa tips kommer du närma dig David Allens metod ”Getting things done” – ofta förkortad ”GTD”. Prenumerera på den här bloggen eller följ @punktinsats på Twitter.

Foto av Tim Samoff under Creative Commons-licens.

Vecka 213

Förra veckan, nr 213 sedan starten, dominerades av offertarbete, planering av februari månad och iPad-släpp. Och vi intervjuades på MacPro.se.

Tweets från @fleecelabs:

• 25 jan, 10:22: Vi intervjuas på MacPro: http://j.mp/5zODnE
• 27 jan, 17:24: Kombinerar februariplanering och keynote på STH-kontoret; dryck http://vinpravda.se/vin/2070
• 29 jan, 13:52: Febrilt offertkneg som avslutning på vecka 213.
• 29 jan, 17:31: Offert skickad; vi får om inte annat A for effort. Ett annat offertunderlag kom in under eftermiddagen. Det är lite som lotto det här.

Delat i Google Reader:

• Social Technographics: Conversationalists get onto the ladder. Forrester uppdaterar sin modell med olika nivåer av deltagande. De lägger till Konversatörer (”Conversationalists”) till listan av Skapare, Kritiker, Samlare, Medlemmar, Åskådare, Icke-deltagare (”Creators, Critics, Collectors, Joiners, Spectators, Inactives”). (Via Rasmus Sellberg.) [Tidigare bloggat om här på Fibrer.]

Nya böcker på önskelistan:

• The Checklist Manifesto: How to Get Things Right, Atul Gawande.