Vi har tre stycken att göra-listor.
Den första kallar vi “Inbox”. Den är snarare en “kanske göra-lista”.
Så fort någon av oss kommer på något som kanske borde göras så sätter vi upp det på Inbox-listan.
Regel 1: Se till att det är lätt att fånga upp sådant som kanske borde göras.
Vi sköter all vår planering på en Backpack-sida. Så det är lätt att fyra upp sidan i sin webbläsare och knappa in. Eftersom Inbox-listan ligger överst på sidan kan punkter sättas upp genom att mejla dem. Utan varken webbläsare eller epost till hands noterar vi ned punkter på våra hipsters och för över till Inbox så fort vi får chans.
En gång i veckan tröskar vi igenom Inbox. För varje punkt frågar vi oss först om det verkligen är något vi ska göra. Det händer att vi efter en kort diskussion tycker att något inte är värt att göra. Då steker vi punkten och går vidare till nästa.
Nästa fråga är om vi ska göra det denna vecka. I sådana fall flyttas punkten till nästa lista, kallad “Up for grabs”. Om inte flyttas den till den sista listan, “Vänt”.
Regel 2: Tröska igenom dina listor regelbundet.
Vi gör det som sagt varje vecka. I vissa perioder har det funkat bättre om vi gjort det var annan eller var tredje dag. Det är något man får prova sig fram till.
Förutom Inbox tröskar vi igenom “Grabs” för att se om någon punkt från förra veckan är ogjord och om vi vill göra ett nytt försök på den under den kommande veckan.
Vi tröskar också igenom Vänt och ser om någon av punkterna ska flyttas till Grabs. Vi tittar också efter punkter som inte längre är aktuella, vilka steks.
Målet är att ha en tom Inbox, att ha allt som ska göras under den kommande veckan i Grabs, samt att ha resten parkerat i Vänt.
Regel 3: Stycka upp punkter i lagom munsbitar.
Samtidigt som vi tröskar Inbox försöker vi se till att punkterna är lagom stora. Vad som är lagom beror på.
Jobbar ni en eller ett par timmar om dagen på ert eller era projekt så tycker vi det är bäst att stycka upp punkterna så att varje enskild kan genomföras på ett arbetspass. Det är särskilt viktigt när man har ont om tid att man får en konkret känsla av att få saker gjorda. Minst en avbockad punkt per dag.
När jag jobbar fulltid på ett projekt försöker jag ändå undvika punkter som tar längre en en halvdag att genomföra.
Regel 4: Planera inte längre än näsan räcker.
Vi tycker att en planeringshorisont på en vecka räcker gott. Vi nöjer oss med att gå igenom punkterna i Vänt vid nästa planeringstillfälle, dvs. nästa vecka. Då beslutar vi oss för om vi ska genomföra dem den veckan. Annars ligger de kvar till veckan därpå.
Tiden är alltid knapp och det är viktigt att spendera så lite av den som möjligt på att planera. Ju längre in i framtiden man planerar desto mer av gissningar blir det.
Regel 5: Formulera punkterna som aktiva handlingar.
Har du läst David Allens Getting things done så har du vid det här laget förstått att vi snott mycket därifrån. (Om inte så borde du verkligen läsa boken; finns på Adlibris, Bokus, Amazon.)
Formuleringen på att göra-punkterna är viktig. (Fråga bara Svante.) Ju konkretare desto bättre.
Först och främst är det viktigt eftersom en punkt kan ligga parkerad i Vänt i flera veckor. Med en mer konkret formulering är det lättare att minnas vad det var fråga om.
David Allen motiverar det med att det är lättare att få ett grepp om vad som verkligen ska göras. Med en att göra-punkt som lyder “Frosta av frysen” är det oklart hur omfattande det är. Behöver du en hel dag på dig eller skulle du kunna klara av det på en halvtimme?
Genom att fråga dig, säger Allen, vad den första konkreta åtgärden vore, så blir det hela mycket klarare. För att frosta av frysen (vilket är ett projekt jag har på min privata att göra-lista) måste jag först kolla om det i frysen går att trycka ihop i två fryslådor ovanpå varann, eller om jag måste rota fram kylväskorna först.
Regel 6: Se till att ha lite mer på listan än vad du hinner med.
Nu talar jag om Grabs-listan. När vi planerar ser vi till att fylla den med lite mer än vad vi tror att vi hinner med.
Främst gör vi det för att sätta målet lite högre. Att göra det till en utmaning att hinna med allt.
Men vi gör det också för att ha lite mer att välja på. Då och då visar det sig att någon punkt inte var helt färdigdiskuterad, det dyker upp ett frågetecken som behöver rätas ut. Om det var den sista punkten skulle vi behöva dyka ned i Vänt och fiska upp den viktigaste punkten. Bättre att sålla fram dem redan vid planeringsmötet.
Sedan kan det ju hända att vi varit för pessimistiska i vår uppskattning, att vi hann med mer än vad vi trodde.
Regel 7: Fira avklarade punkter.
De punkter vi bockat av låter vi stå kvar på listan tills nästa planeringstillfälle. Det allra första vi gör då är att gå igenom det vi gjorde förra veckan och gratulera oss själva för ett bra jobb. Vi gör det till en ceremoni att radera punkterna från listan.
Särskilt de som arbetar med egna projekt vid sidan av sitt dagjobb rekommenderar vi att följa det här rådet.
Jag har lätt att bli frustrerad över att vi inte hinner med mer varje vecka. Men den frustrationen grundar sig mer på att jag inte vet vad vi åstadkommit än att vi inte har åstadkommit mycket.
Därför försöker vi sätta upp även de minsta grejer på att göra-listan. Så att vi gör det tydligt att vi faktiskt får saker gjorda. Det här blogginlägget stod på Grabs, till exempel.
Äh, vi gör det till en regel också.
Regel 8: Ingen punkt är för liten.
Finns det något som kanske borde göras, hur obetydligt det kan verka, sätt ändå upp det på planeringen. Använd alla medel för att hålla frustrationen borta och energin uppe.
Det här fungerar för oss. Det borde fungera för er också om ert team är lagom litet, upp till 3-4 personer kanske. Och det fungerar på distans, med mig i Stockholm och Svante utanför Washington DC.
Recent Comments